Voor Pandora Studio heb ik een automatisering gebouwd die hun facturatie volledig uit handen neemt. Zij organiseren regelmatig voorstellingen en workshops via Wix Events en Wix Bookings, maar elke boeking betekende ook: handmatig een factuur aanmaken, verzenden en als betaald markeren.

Bij tientallen (tot wel honderden) kleine betalingen per maand werd dat al snel een tijdrovende klus.

Wat was de uitdaging?

Pandora Studio wilde dat elke boeking of ticketverkoop automatisch werd verwerkt in hun boekhouding, zonder dat ze daar nog handmatig naar hoefden om te kijken. De administratie slokte namelijk veel tijd op, tijd die ze liever besteden aan de creatieve kant van hun werk.

Welke tools heb ik gekoppeld?

De eerste versie van deze workflow heb ik opgezet via Zapier, omdat dat een toegankelijke manier is om systemen snel te koppelen. In de volgende fase heb ik dit overgezet naar n8n, een krachtiger én voordeliger alternatief dat ik op mijn eigen server host. 

De belangrijkste tools in deze koppeling:

• Wix Events & Bookings → waar klanten hun kaarten en afspraken boeken

• Moneybird → voor het automatisch aanmaken en verzenden van facturen

• Zapier of n8n → als de slimme schakel tussen beide systemen

Wat gebeurt er automatisch?

Elke keer dat iemand een boeking of ticket koopt, wordt de automatisering getriggerd.
De workflow:

1. Stuurt de boekingsgegevens automatisch door naar Moneybird.

2. Maakt een factuur aan met de juiste gegevens.

3. Verstuurt deze direct naar de klant.

4. Markeert de factuur automatisch als betaald.

Geen handmatig werk meer, alles loopt volledig automatisch.

Waarom overstappen van Zapier naar n8n?

Zapier is ideaal om snel iets op te zetten, maar doordat het geen ‘simpele zap’ is zit je direct vast aan een betaald abonnement. Daarom heb ik geadviseerd om de automatisering voortaan via n8n te laten lopen.
Het resultaat: dezelfde functionaliteit, maar met lagere maandlasten en meer controle over de data, omdat n8n draait op mijn eigen (AVG-proof) server.

Het resultaat

• Geen handmatig overzetten van facturen meer.

• Minder kans op fouten of dubbele invoer.

• Volledige zichtbaarheid in Moneybird, die elk moment van de dag up to date is.

• En vooral: uren tijdwinst per maand.

Pandora Studio hoeft zich niet meer bezig te houden met administratie, maar kan zich volledig richten op wat ze het liefst doen  het organiseren van inspirerende voorstellingen.